Každý účetní doklad musí být při vedení účetnictví správně zpracován a uložen pro případnou kontrolu. Jak ale takové zpracování a uložení provádět je na každém účetním, jeho možnostech a zkušenostech. Existuje ale nějaké doporučení, kterého bychom se měli držet, aby byla tato práce co nejefektivnější a vše bylo možné v případě potřeby nalézt?

Účetními doklady, zápisy a knihami se zabývá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Já osobně dodržují následující pravidla:

• Každý účetní doklad je označen průvodkou, která obsahuje nejdůležitější informace o dokladu. Mezi ně patří identifikace v informačním systému, název účetní knihy, popis, DPH, ceny (včetně reverse charge), a jiné. K dokladu jsou také připojeny související dokumenty jakými jsou objednávky a dodací listy. Na doporučení FÚ kombinuji příjmové i výdajové doklady (původně jsem vedl v oddělených pořadačích).
• Účetní doklady jsou umístěny dle data vystavení do účetních knih (šanonů). Ty jsou pečlivě popsány a uskladněny.

Zda je to jednoduchý nebo složitý systém nechám na posouzení každého. Už několik let tento systém používám a neměl jsem jediný důvod jej měnit.

Dokumenty (vlastní návrh):
Průvodka dokladu (.pdf)
Průvodka dokladu (.docx)