Summit, jedno z nejvrcholnějších setkání politických špiček a státních představitelů, patří mezi mediálně velmi sledované akce. Jak se ale pro takovou událost připraví vhodné prostory? Měl jsem tu možnost a dostal se do víru dění při přípravě několika takových akcí. Asi každého při účasti na nějakém kongresu napadne, co vše stojí za tou finální noblesou a perfektně fungujícím servisem.

Veškeré dění začíná prvotní myšlenkou, měsíci příprav a sladěním programů všech zúčastněných. Pořádání podobné akce s sebou přináší nejedno úskalí, a to jak organizačního, tak technického rázu.
Vybrání vhodné lokality pro pořádání summitu je otázkou reprezentace. Podle významu akce a počtu účastníků bývá zpravidla vybráno to nejlepší, co je k dispozici. Zapomínat se nesmí na délku akce, která bývá od jediného dne až po celý týden. Během trvání celé akce může být využito hned několik lokalit, které poskytují dostatečnou kapacitu a jsou vhodně dostupné.

Prázdný sál

Architekti pracující na přípravě mají práci zpravidla ulehčenu díky znalostem lokality a předchozími zkušenostmi. Byť jsou podobné akce pořádány zpravidla každý rok, pokud se nejedná o jednorázovou záležitost, je potřeba přinést nové a neotřelé nápady a oživit vzhled prostředí.

Vše začíná u prázdného sálu, do kterého je postupně přiváženo několik set kilogramů technologií. Vzájemná návaznost prací dovoluje vystavit celé zázemí prakticky během noci. Od naaranžování poslední květiny a zkoušky vybavení zbývá pouze několik málo hodin do příchodu prvního účastníka.

Po prvotní prohlídce přilehlých prostor a výměně důležitých kontaktů na zástupce provozovatele budovy a vedoucího projektu se začíná instalací backdrop zobrazovací techniky a promítacích pláten. Toto vybavení bývá velkých rozměrů a je vyráběno na místě pro každou konkrétní akci. Pokud je to potřeba, staví se celé nové dřevěné ostění s příslušnou grafikou, transparenty a stánky. Do příslušných místností je dopraveno menší či větší množství palet se všemi stavebními prvky. V některých případech je nutné postavit příčky a položit nové koberce.

Následuje dovezení a instalace ozvučovací a osvětlovací techniky. Velkou pomoc udělá konferenční místnost s možností uchycení vybavení pod strop. Takovým sálem je kupříkladu velký kongresový sál v hotelu Hilton. Zde je možné využít instalačních kolejnic ve výšce 7 metrů nad parketem, případně účastníkům nepřístupných ochozů. Pokud se podíváme do Španělského sálu Pražského hradu, takové možnosti nejsou dostupné a pro vybavení je nutné vyrobit správné podstavce a úchyty.

Oblékání stolů

Během instalace technického vybavení přichází čas na dovoz stolů a židlí. Tyto operace je možné provádět současně, a proto se sál zaplní velkým množstvím lidí. Vedle techniků a personálu potřebného pro jejich skládání a umisťování můžeme potkat servírky a číšníky přetahující přes všechny stoly a židle čistě bílé převleky. Každý jednotlivý připravený stůl, který mívá velký kruhový tvar a plstěnou svrchní vrstvu, je potřeba před prostřením přežehlit. Část personálu tedy staví stoly, další převléká ubrusy, přežehluje a následně poslední vlna rozmisťuje květiny, servis, ubrousky a příbory.

Sluchátka pro každého

Aby lidí nebylo málo, přichází skupinka hostesek a průvodkyň, které na každou židli položí bezdrátová sluchátka. To z toho důvodu, aby byly veškeré prezentace dostupné účastníkům v jejich rodném jazyce. Každý takový kus ale musí být vyzkoušen a případně vyměněn na fungující s plně nabitými bateriemi.

Zrcátko, pes a nabitá baterie

V tuto chvíli je čas pozvat pyrotechniky se psy a podhledovými zrcátky. Z důvodu možného teroristického nebezpečí musí být každá část vybavení, každý stůl a každá židle prověřena, zda se někde nenachází nástražný systém. Na celý proces dohlíží speciálně vycvičená bezpečností jednotka. Přesně taková, jako v amerických filmech – velcí drsní chlapi, černý oblek, bílá košile, kravata a v uchu průhledné sluchátko spojené s vysílačkou slabým krouceným kablíkem. Dalším poznávacím znakem je malý kulatý odznáček, na kterém je vyobrazen zlatý lev na černém pozadí. Tito „agenti“ dirigují veškeré dokončovací práce a ve společnosti ochranky budovy zamykají a zabezpečují celé okolí.

Tesař, květinářka a pyrotechnik

A kdo všechno se na přípravách podílí? V první řadě zde máme vedoucího projektu a někoho, kdo je schopen zařídit odemčení i těch nejnepřístupnějších dveří.
Na výstavbě pracuje řada tesařů, stavitelů lešení a techniků starající se o instalaci technologií jako jsou promítací a zobrazovací systémy, ozvučení a osvětlení. Samozřejmě nesmím zapomenout zmínit výstavbu další infrastruktury, jako je počítačová síť, WiFi připojení a pro televizní přenos vždy potřebný štáb České televize. Ti ale svá zařízení instalují až jako úplně poslední.
Catering, aranžéři květin, uvaděči, příprava stolů a židlí je v režii dalších lidí, kteří jsou buď součástí příslušné budovy, nebo se jedná o externí agentury.
Každou část zajišťuje jiná dodavatelská firma a ať se to zdá nemožné, vše je perfektně synchronizované a zapadající jako pověstný švýcarský hodinový strojek.

Ať tesaři, lešenáři či podlaháři, všichni umí používat jeden z výdobytků naší moderní společnosti, vysavač. Málokdy je k vidění úklidová četa, starající se o odvážení zbytků různých kartonů, odřezků a vyprazdňování zaplněných košů na odpadky.
Jak jsem již psal, posledními kdo celé dílo kontrolují, je bezpečností tým a pyrotechnici se psy.

Vypadá zcela nemožné se vyznat mezi všemi pracujícími na přípravách summitu, ale každý prochází předchozí důkladnou bezpečností prověrkou. Rizikoví lidé jsou tedy včas eliminováni.